Por Raúl Gorrín.- Comunicarse es vital y saber comunicarse lo
es aún más. La comunicación efectiva es aquella que logra la respuesta que
procura, la que permite el entendimiento y comprensión de las partes que
intervienen en ella.
En los actuales tiempos esto no es
sencillo, por cuanto las personas permanecen atentas a sus asuntos, a su
trabajo, a sus labores y por tanto, los mensajes deben estar muy bien
estructurados de tal manera de poder llamar su atención y concentración.
Es menester la claridad del mensaje para
que no haya equívocos ni malentendidos.
La vida de las personas y el funcionamiento
de las organizaciones son impensable sin comunicación. Cuando no hay
entendimiento se tiende a culpar al otro de lo que son nuestras propias
responsabilidades.
Para que las comunicaciones sean eficientes
y efectivas hay que dejarse giros innecesarios, hay que ser concretos, pedir
las cosas llanamente y de forma amable. Eso sí, desde la posición de jerarquía
es conveniente que quede claro que se trata de una orden, así no habrá
confusión en el papel que cumple cada quien.
Hacer juicios a priori es un error
garrafal. Nunca hay que sacar conclusiones antes de que se produzca un
intercambio de ideas o puntos de vista entre las partes. Tampoco hay que poner
palabras en donde no las hay. Recuerde que el entendimiento parte de la verdad
y del conocimiento que de ésta tengan todos.
No hay que dar por hecho lo que aún no ha
ocurrido, así que las conjeturas olvídelas por completo.
Los mensajes tienen que ser digeribles,
como ya apuntamos, dichos usando las palabras precisas y más adecuadas.
Es imprescindible enfocarse en que el
mensaje emitido llegue en el momento preciso y de la manera adecuada a su
destino. Use las palabras clave para no equivocarse en las directrices que
quiera dar. Si algo hay que hacer para lo antes posible, sencillamente es algo
urgente y esa es la palabra que mejor lo describe.
Ponga atención a los detalles por más
insignificantes que estos parezcan, hacerlo puede marcar la diferencia,
pregunte cuando no tenga algo claro y pregunte a la otra parte si todo se ha
entendido correctamente si es usted el que emite las direcciones.
Escuche primero y responda después, de
manera que la otra parte tenga tiempo suficiente para decir todo lo que tenga
que decir.
No deje cabos sueltos, asegúrese de que
todos los puntos del asunto que esté tratando hayan quedado cubiertos y
suficientemente explicados.
Luego de la exposición inicial proceda al
intercambio de ideas y opiniones, así como de consultas.
Utilice el volumen y tono adecuado de voz.
Ahora, adelante, comuníquese con
efectividad.
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