Por Raúl
Gorrín. La eficiencia en el uso de las horas laborales del día puede
ayudar a medir el éxito empresarial.
La
productividad, entendida como la relación que existe entre los recursos que su
empresa invierte en su operación y los beneficios que obtiene de la misma, es
un indicador fundamental al momento de analizar el estado de su compañía y la
calidad de su gestión administrativa. El uso del tiempo es fundamental para el
logro de la eficiencia.
Los
empresarios exitosos siguen estrategias para maximizar sus hábitos de
trabajo, la productividad y la gestión del tiempo.
Aquí
están algunas estrategias para la eficiencia y la eficacia:
1. Hágalo,
no espere hasta mañana. Si usted es uno de los que esperan hasta el
último momento para ejecutar las tareas que sólo le toma un minuto entonces
está dejando de ser productivo. Todos hemos experimentado esta ley en acción
luchando por un mes para terminar un proyecto, y de pronto, mágicamente, lo
hacemos en la última semana.
Para
evitar los retrasos en las entregas, las presiones y el estrés es importante la
fijación de plazos más cortos para una tarea. Encontrar el punto óptimo para el
ajetreo productivo y el trabajo apresurado puede ser una receta para mejorar la
productividad y la eficiencia.
2. Encontrar
su flujo. Esto significa lograr el momento en que logras mayor
concentración y eres capaz de evitar cualquier distracción Es un estado ideal
que suelen aprovechar los empresarios, escritores y músicos para
producir.
Una
investigación realizada por Mihaly
Csikzentmihalyi se centra en los estados de flujo que optimizan nuestro
rendimiento.
La idea
es tratar de encontrar el equilibrio entre el reto y la destreza. Si la tarea
es demasiado difícil y va más allá de nuestra habilidad es muy probable que
entremos en un estado de ansiedad y frustración. Hay que evitar a toda costa
ese aspecto y aprovechar el momento para reforzar nuestra eficiencia y
conseguir el objetivo.
3. Una
tarea a la vez: Hay muchos estudios que se han dedicado a
investigar la eficiencia y las multitareas. La productividad disminuye cuando
se hacen varias cosas a la vez. No obstante, es muy dificil decirle a un
empresario que no realice varias tareas al mismo tiempo.
El
problema es terminar con demasiados proyectos abiertos, y abarcar demasiado sin
lograr hacer nada. Hay que concentrarse en hacer y concluir una tarea, y luego
empezar la otra.
4. La
Regla de los Dos Minutos
De
David Allen de hacer las cosas, explica que las personas más productivas sacan
provecho de las pequeñas ventanas de tiempo que se abre durante el día. Tener
un inventario de tareas de dos minutos en la mano cada vez que aparecen
espacios aumentará la productividad; la limpieza de la bandeja de entrada,
comprobar el correo de voz, aprobar una solicitud, construye los músculos de
la eficiencia y se hace la base para las tareas más grandes.
Una de
las principales causas de la dilación radica en pensar demasiado el paso
siguiente, Allen dice que se necesita menos tiempo para realizar la acción que
el tiempo dedicado a pensar en ello.
5. Trabajar
con los ritmos circadianos
Las
células nerviosas en el cerebro controlan nuestros ritmos circadianos, lo que
influye en los ciclos de sueño-vigilia, la liberación de hormonas, las
emociones y los niveles de energía. La operación constante fuera de los ritmos
circadianos crea fatiga.
La
eficiencia radica en la sincronización del trabajo específico con estas horas
pico de ritmos biológicos. El Dr. Steve Kay dice que el trabajo analítico es
mejor dentro de un par de horas de vigilia - la subida de la mañana de la
temperatura corporal aumenta el flujo de sangre al cerebro.
El
sistema de alerta se desploma después del almuerzo y la energía cae
sustancialmente pero esta hora es mejor para incrementar la creatividad.
El
ejercicio aumenta la eficiencia. El Dr. Gerard Kennedy señala que la mayoría de
los récords Olímpicos se rompen en la tarde. La fuerza muscular, la capacidad
pulmonar, la coordinación ojo-mano y la flexibilidad de las articulaciones
tienen sus ritmos picos entre 4 p.m. y las 6 p.m.
Tres
puntos óptimos para maximizar sus esfuerzos: el pico de la mañana analítica, un
pico creativo después del almuerzo, y un pico físico por la tarde.
6. Ingeniería
inversa
Lo más
comúnmente aplicado a la maquinaria industrial y software, es la llamada
ingeniería inversa, la cual se puede aplicar a diferentes campos, productos y
estrategias.
Es el
desmontaje y el análisis de los componentes que forman el conjunto. La eficiencia
viene no sólo de ver cómo se relacionan las partes, sino de la capacidad de
trabajar en aspectos fuera de orden.
7. La
fuerza de voluntad
La
fuerza de voluntad o autocontrol ofrece dos facetas evidentes: la requerida
para resistir las tentaciones; detenernos ante impulsos inconvenientes y a la
que apelamos cuando deseamos mobilizarnos para hacer algo difícil o que
resistimos hacer. La profesora Kelly McGonigal plantea que además de estas
cualidades o poderes, la fuerza de voluntad incluye la capacidad para recordar
lo que realmente queremos. La fuerza de voluntad consistiría así en nuestra
habilidad para aprovechar los tres poderes que nos permiten: hacer algo, no
hacerlo o querer hacerlo.
La
fuerza de voluntad es como un músculo que se puede entrenar con el ejercicio
constante de pequeños actos de autocontrol y se puede agotar también con el
exceso de uso. Toda esta dinámica tiene correspondiente fundamento físico
cerebral, pudiéndose detectar una mayor o menor actividad en el centro
ejecutivo del cerebro (lóbulo pre-frontal).. Resistir, reemplazar y recordar.
8. Poses
de energía
Sería
absurdo pensar simplemente que cambiando su postura se afecta la
productividad . Cuando se tiene una pose de alta potencia provoca un aumento de
la testosterona (la confianza, la asertividad, la energía) y una disminución en
el cortisol (estrés, ansiedad, nerviosismo). Las persona con mayor nivel de
testosterona son más productivas que las que no la tienen activada.
Hay
otras estrategias que permiten mejorar nuestra productividad, en las próximas
entradas trataremos otros aspectos que nos permiten ser más eficaces en el día
a día y superar las metas de nuestra empresa.
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