Por Raúl Gorrín. Suele pasarnos a menudo. Contestamos el correo, y en un abrir y cerrar de ojos, nos encontramos en un portal de noticias o en las redes sociales con varias pestañas abiertas en la computadora. De pronto notamos que estamos cayendo en el juego y que las distracciones nos desconectan de lo que tenemos que hacer, lo cual genera un impacto directo en el éxito de mis empresas y en mi vida personal.
Un amigo, quien es experto en estos temas de tecnología me recomendó lo siguiente: Lo mejor que puedes hacer para no distraerte es eliminar todas las aplicaciones de medios sociales de tu teléfono, descarga el plugin de cromo Stay Focused que te permite limitar el tiempo en las redes sociales a 20 minutos por día e instalado el Erradicador News Feed para eliminar por completo el servicio de noticias de Facebook. Eso funciona y dispara la productividad.
Pasar por este proceso permite llegar a unos niveles óptimos de concentración. Es curioso entender cómo otros manejan las distracciones, el objetivo es mantener la concentración para hacer el trabajo que hay que hacer, ser productivos y ganar.
Mi amigo me regaló otros consejos que puede ayudar a mantener la concentración que a continuación comparto con ustedes:
1. Durante el día, trabajar en bloques de 15 minutos
Con tantas cosas que pasan en su negocio, es muy fácil distraerse con múltiples tareas. Se ha descubierto que trabajar por bloque de tiempo permite centrarse en una cosa a la vez , lo cual aumenta significativamente la productividad. Los estudios demuestran que trabajar mientras se está distraído es como trabajar después de haber pasado toda la noche despierto: La productividad se reduce hasta en un 50 por ciento o más.
Hay que empezar la semana planificando todo lo que le gustaría hacer. Luego se dividen las tareas en bloques de tiempo de 15 minutos, con lo cual se establecen plazos realistas para no perder el tiempo. Hay una aplicación llamada TimeDoctor que le permite a los usuarios hacerse más responsables. Realiza un seguimiento de las aplicaciones que se hacen hasta por segundo y da una visión sobre cómo se hizo el trabajo.
Para obtener más información acerca de cómo trabajar en bloques de tiempo, se recomienda echar un vistazo a la técnica llamada Pomodoro.
2. Olvidar menos y hagamos más. Hay que ser precisos.
Según un estudio reciente, las personas tienden a prometer cosas que no se cumplen disminuyen el valor de los compromisos y de la palabra. Hay que ser honesto con el tiempo que uno se toma para hacer un trabajo de calidad. Cumplir con los tiempos y programarlos en un periodo realista incrementa la confianza, alivia la presión y el estrés. (Hay una investigación muestra que la sensación de control sobre su horario reduce la fatiga mental).
Lo conveniente es añadir un 25 % al tiempo total del cálculo inicial en el que se pueden hacer las tareas, eso permite que el retraso no represente un ataque al corazón. Tener ese tiempo extra permite conocer si se es capaz de cumplir con los plazos, sin dilación o estrés personal. Se puede usar la aplicación iDoneThis para calibrar el seguimiento de las tareas sobre la base del día a día.
3. Productividad y horario fijo
Las personas exitosas suelen comenzar el día con una fecha límite y tener una hora para terminar sus tareas. Hay que crear un programa ideal sobre la base de sus prioridades. Hay que tratar de hacer que el horario fijo sea una realidad que obliga a tomar cualquier número de decisiones con mayor productividad en el momento perfecto.
4. Establecer objetivos claros y recordarle al personal cuáles son las metas a cumplir
Lo ideal es reducir los grandes objetivo a cinco alcanzables, en un tiempo prudencial que puede ser trimestral y escribirlos en tarjetas y ponerlas en lugares visibles. Si se distrae, hay que mirar la tarjeta con las metas trimestrales y obligarse a trabajar para cumplir con el objetivo. Reiterar los objetivos en cada reunión semanal con el equipo, para que todos sepan que si no están haciendo lo que deben, entonces hay que cambiar el rumbo y ponerle el acelerador al programador.
Los estudios muestran que incluso los recordatorios sutiles con meta palabras pueden privilegiar la tomar decisiones que conducen a su consecución. Los Departamentos de las principales empresas y organizaciones como el Ritz Carlton a la Oficina Oval de la Casa Blanca utilizan mensajes diarios para hablar de objetivos con su equipo.
5. Dejar que una nota adhesiva sea su guía
Es recomendable que cada noche planee cinco prioridades críticas para el día siguiente con los dos principios siguientes:
Urgencia. ¿Cuáles son las prioridades?
Retorno de la inversión. ¿Qué objetos deben tener el mayor valor de la inversión con el mínimo uso del tiempo?"
Poner estas prioridades en una nota adhesiva en la parte superior de la pantalla del ordenador. Eso ayuda a organizarse, a no procrastinar y evita que al final se tenga que quedar hasta tarde trabajando para lograr los objetivos.
Los estudios demuestran que nuestro entorno puede tener un enorme impacto en las decisiones que tomamos y sin que nos demos cuenta. La nota adhesiva crea un ambiente que ayuda a mantener la concentración.
6. Pagar a alguien que lo controle
Cuando usted tenga una tarea que sepa que tiene que hacer, pero no se siente motivado para hacerla pídale a su asistente que lo obligue cumplirla. Esto debe ser parte de las responsabilidades del trabajo de su empleada. Si algo necesita ser hecho por un día específico, la asistente debe tener dentro de sus metas ponerle presión positiva al jefe para que cumpla la tarea, esa presión tiene un valor incalculable.
Basado en el principio de economía de comportamiento, conocido como la "aversión a la pérdida", -que no es otra cosa que la negación que los seres humanos tienen de evitar la pérdida de las ganancia- pagar a una persona que lo obligue a concluir con sus tareas es una inversión.
7. No responder a mensajes de correo electrónico durante el día
El 90 por ciento de los correos electrónicos que se reciben son correo basura, o unos que no son urgentes y pueden ser respondidos dentro de las 24 horas. Por lo tanto, se recomienda hacer una dosificación de respuestas por correo electrónico. En lugar de chequear el correo electrónico 20 veces al día, entre llamadas telefónicas y reuniones, puede revisarse tres veces (mañana, tarde y noche) y dedicar una hora o dos en la noche para responder los que se requieren o son importantes.
Con este sistema, las personas pueden concentrarse en las cosas de mayor valor durante el día como ventas o estrategia. Esto mantiene el enfoque en la tarea en cuestión con una mayor nitidez.
Un estudio de la Universidad de California encontró que las personas que no revisan regularmente los mensajes de correo electrónico en el trabajo están menos estresados y son más productivos.
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